Aanbesteden

Publieke opdrachtgevers kiezen meestal voor een onderhandse procedure als de opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen valt.Boven de drempel wordt vaak de niet-openbare procedure gebruikt. Bekijk hier tips voor goed aanbesteden.

Aanbestedingsprocedure
Het aantal openbaar aangekondigde architectuuropdrachten is de afgelopen jaren gestaag gedaald. Publieke opdrachtgevers kiezen meestal voor een onderhandse procedure als de opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen valt.

Een opdracht boven de drempel moet worden aangekondigd. Aanbestedende diensten kiezen dan vrijwel altijd voor een niet-openbare procedure. Bij aanbestedingen moeten aanbestedende diensten het proportionaliteitsbeginsel in acht te nemen, zoals uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit. Steeds meer aanbestedende diensten pakken dit goed op, maar er is nog altijd een grote groep (vooral onervaren) aanbesteders die worstelen met het proportioneel inrichten van hun architectenselectie.

4 tips voor goed aanbesteden

Tip 1
Nodig niet meer dan het wettelijke minimum aantal inschrijvers uit:

• 3 bij een meervoudige onderhandse procedure
• 5 bij een niet-openbare procedure

Tip 2
Vraag in het kader van de inschrijving niet meer ontwerpwerk dan nodig is:

• Als de aanbesteding puur ingericht is als partnerselectie, is er eigenlijk geen noodzaak om ontwerpwerk te vragen en kan volstaan worden met een bureaupresentatie
• Als u toch graag een beeld wil krijgen bij de ontwerpoplossing die de architect voor ogen heeft, is een visiepresentatie meestal een passende uitvraag
• Een voorontwerp (VO) is meestal te kostbaar als uitvraag, zeker als het om een beperkte opdracht gaat (opdracht tot definitief ontwerp en esthetisch toezicht tijdens realisatie). De tenderkosten staan dan niet in een redelijke verhouding tot de opdrachtwaarde, tenzij u een behoorlijke inschrijfvergoeding beschikbaar stelt (wat meestal niet gebeurt)
• De Koninklijke Bond Nederlandse Architecten (BNA), Architectuur Lokaal en ICSadviseurs hun visie ten aanzien van het gevraagde ontwerpwerk beschreven in de Richtlijn Gezonde Architectenselecties.

Tip 3
Indien substantieel ontwerpwerk uitgevraagd, kunt u overwegen om aan 2 partijen een opdracht te gunnen om een visie uit te werken tot schetsontwerp/voorontwerp, waarna de partij van het beste ontwerp een vervolgopdracht krijgt om zijn ontwerp verder uit te werken richting realisatie.

Tip 4
Hanteer voor ontwerpwerk een gunningsmethodiek die rekening houdt met de kwaliteit van het ontwerpwerk (dus niet verkapt op laagste prijs).

Problematiek
Bureaus lopen bij een aanbestedingsprocedure vaak aan tegen:
– veel te specifieke geschiktheidseisen en selectiecriteria
– oplopende transactiekosten, omdat de aanbestedende dienst (te) veel vraagt en daar geen redelijke inschrijfvergoeding tegenover stelt
– onevenwichtige gunningsmethodieken, waardoor prijs eenzijdig de doorslag geeft bij het selecteren van de aanbieding met de beste prijs-kwaliteitverhouding

In een economisch stabiele markt worden bureaus kritischer om deel te nemen aan een aanbesteding. Steeds meer bureaus schrijven niet in op aanbestedingen, waar de inspanning van de inschrijving niet opweegt tegen de kans op winnen en de uiteindelijke opdrachtwaarde.

Contracten
Vanaf 2005 was er een duidelijke tendens naar geïntegreerde contracten, waarbij ontwerp en uitvoering in elkaar vervlochten zijn. Marktpartijen hebben in de huidige markt (2019) minder animo voor dit soort contracten bij kleine opdrachten. Vaak is de risicoverdeling ongunstig voor de markt. Architecten geven bij opdrachten de voorkeur aan traditionele contracten of een bouwteamconstructie.

Bij grotere, complexe opdrachten wordt gewerkt met geïntegreerde contracten, vooral Design & Build (D&B) en Design, Build, Maintain (DBM). Hierbij wordt steeds vaker gewerkt met alliantieovereenkomsten om aan de bezwaren vanuit de markt over ongunstige risicoverdeling tegemoet te komen.

De contractvorm DBFM(O) wordt nu nauwelijks meer gebruikt. DBFM(O) staat voor Design Build Finance Maintain Operate.

Trends

• Veranderende marktomstandigheden, marktpartijen worden kritischer ten aanzien van deelname aan aanbestedingen, zeker als de procedure disproportionele onderdelen bevat.
• Onder de EU-drempelbedragen worden opdrachten overwegend (meervoudig) onderhands aanbesteed.
• Wederopstanding van traditionele contracten en bouwteamovereenkomst.
• Geïntegreerde contracten worden steeds vaker gecombineerd met alliantieovereenkomst.
• Specialisatie van architectenbureaus en samenwerking met andere partijen in de bouw.
• Groeiende populariteit van combinatievorming.
• Een relatieve verschuiving van nieuwbouw naar ingrepen in de bestaande omgeving.
• Een groeiend aantal oude gebouwen komt leeg te staan en vraagt om herbestemming.
• De inzet van externe adviseurs loopt terug, waarschijnlijk onder invloed van professionalisering van gemeentelijke inkoopdiensten en bezuinigingen.
• Energie- en klimaatneutraal bouwen, herontwikkeling en renoveren staan op verzoek van overheid, particulieren en bedrijven hoog op de agenda.
• In de bouwwereld een toenemend belang van Building Information Modeling/Management (BIM), een virtuele technologie en werkwijze.
• Meer aandacht voor circulair en energieneutraal ontwerpen en (ver)bouwen.

Wet op de architectentitel
De Wet op de architectentitel beschermt de titels:

• architect
• stedenbouwkundige
• tuin- en landschapsarchitect
• interieurarchitect

Deze wet heeft 3 doelstellingen:

• Het scheppen van waarborgen voor vakbekwame beroepsuitoefening ter bevordering van de kwaliteit van de gebouwde omgeving en het landschap.
• Het implementeren van Europese richtlijnen.
• Consumentenbescherming. Dit houdt in dat de opdrachtgever ervan mag uitgaan dat, indien hij een geregistreerd ontwerper inschakelt, deze beschikt over voldoende deskundigheid om de opdracht te realiseren.

Keurmerken en certificaten
De Wet op de architectentitel bepaalt dat alleen degenen die staan ingeschreven in het architectenregister de titel mogen voeren waaronder ze staan ingeschreven. Wie zichzelf architect wil noemen of zijn bureau de benaming architectenbureau wil geven, moet dus ingeschreven staan in het register. Wie zich als architect, stedenbouwkundige, tuin- en landschapsarchitect of interieurarchitect wil laten registreren, moet voldoen aan bepaalde eisen.

Bekijk ook

Diverse handreikingen en voorbeelddocumenten op het gebied van architectuuropdrachten.

Handreiking Gezonde Architectenselecties
Deze richtlijn van BNA, Architectuur Lokaal en ICSadviseurs helpt om de negatieve spiraal van oplopende tenderkosten en frustraties te doorbreken. De richtlijn richt zich tot opdrachtgevers, bouwmanagers en architecten. Het verschaft inzicht in de voor- en nadelen van mogelijke uitvragen, maakt de inschrijfkosten inzichtelijk en doet een voorstel om tot een redelijke inschrijfvergoeding te komen (maart 2018). De richtlijn is opgenomen als voorbeeld in de nationale Handreiking Tenderkostenvergoeding.
Bekijk de richtlijn.

Richtlijn Evenwichtige Architectenselecties
Deze richtlijn van BNA, Architectuur Lokaal, TwynstraGudde en ZRi helpt om op een doelmatige en faire manier deelnemers te selecteren voor een architectenselectie. De richtlijn richt zich tot opdrachtgevers, adviseurs en architecten. Evenwichtige architectenselecties zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid. (februari 2020) Bekijk de richtlijn.

KOMPAS light architectendiensten
Kompas light architectendiensten is de digitale handleiding voor het aanbesteden van architectendiensten. Deze handleiding is in 2013 ontwikkeld door het Steunpunt Architectuuropdrachten & Ontwerpwedstrijden van Architectuur Lokaal en in 2016 geactualiseerd als gevolg van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016. KOMPAS light Architectendiensten is ontwikkeld om aanbestedingen volgens een Europese procedure aan te besteden, maar kan ook gebruikt worden voor nationale procedures.

KOMPAS light Design Build
KOMPAS light Design Build is de digitale handleiding voor het aanbesteden van Design Build-opdrachten. Deze handleiding is in 2016 ontwikkeld door het Steunpunt Architectuuropdrachten & Ontwerpwedstrijden van Architectuur Lokaal. KOMPAS light Design Build is ontwikkeld om aanbestedingen volgens een Europese procedure aan te besteden, maar kan ook gebruikt worden voor nationale procedures.

KOMPAS light prijsvragen
KOMPAS light Prijsvragen is de digitale handleiding voor het uitschrijven van ontwerpwedstrijden. Deze handleiding is in 2013 ontwikkeld door het Steunpunt Architectuuropdrachten & Ontwerpwedstrijden van Architectuur Lokaal en geactualiseerd conform de op 1 juli 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012. KOMPAS light Prijsvragen beoogt een handzaam instrument te zijn dat bijdraagt aan de professionalisering van het opdrachtgeverschap en een gezonde bouwcultuur in Nederland. (februari 2017) Bekijk de handleiding.

Aanbestedende diensten schakelen architecten in bij het vormgeven van de inrichting van de leefomgeving en bij het verbeelden van mogelijke inrichtingen. Hier leest u meer over de architectenbranche en ontwikkelingen en trends. (2020)

Typering marktverhoudingen

• Het overgrote deel van de architectenbureaus zijn mkb-bedrijven
• In 2019 bestaat de gemiddelde omvang van een architectenbureau uit vijf personen
• Er zijn meerdere middelgrote architectenbureaus en een paar grote bureaus met een enkele honderden medewerkers
• Ongeveer de helft van de bureaus heeft personeel in dienst
• De BNA ziet een trend naar grote bureaus aan de ene kant en de opkomst van zzp’ers aan de andere kant

Specialisme
Sommige architectenbureaus zijn gespecialiseerd in specifieke gebouwtypologieën of ontwerptaken, andere bureaus hebben juist een heel breed portfolio. Binnen de branche worden flexibiliteit, samenwerking en specialistische kennis steeds belangrijker.

Ontwerpproces
De architectenbranche behoort tot de creatieve industrie. Het ontwerpproces kent onzekerheden en keuzemomenten. Een architect doorloopt het proces stapsgewijs en iteratief met de opdrachtgever. Dit houdt in dat hij in nauwe samenspraak met de opdrachtgever ontwerpoplossingen verkent en uitwerkt.

Ontwerp
Met tussentijdse overleg- en testmomenten worden de wensen, oplossingsrichting, budget en planning ingekaderd, bijgestuurd en uitgewerkt. Het uiteindelijk ontwerp is het resultaat van een samenspel dat mede wordt bepaald door externe factoren, zoals bestemmingsplan, grondsoort en locatie.

Auteursrecht
Op de ontwerpen van een architect rust auteursrecht. Ook bij overdracht blijft er auteursrecht rusten op het ontwerp. U wordt als opdrachtgever auteursrechthebbende voor zover de auteursrechten zijn overgedragen:

• alleen het economische gedeelte van de auteursrechten is overdraagbaar, de zogenaamde exploitatierechten
• de persoonlijkheidsrechten zijn niet overdraagbaar (art. 25, Auteurswet )

Overweeg licentie in plaats van overdracht (zie Gids Proportionaliteit).

Meer informatie: VNG Model algemene inkoopvoorwaarden (zie specifiek artikelen 8 en 14 van de Toelichting)

Opdrachtomschrijving

Een goede omschrijving van de opdracht is onmisbaar. Denk bij uw opdracht voor een architect ook aan zaken als:

• Keuze voor de gewenste bouworganisatievorm en de (afstemming van de) bijbehorende contractvormen
• Rolverdeling en afstemming van werkzaamheden van andere technische adviseurs die deelnemen aan het ontwerpproces, zoals constructeur, installatieadviseur en bouwfysicus (wie is waarvoor verantwoordelijk)
• Betrokkenheid en rol van de architect tijdens het bouwproces
• Digitalisering van het ontwerp- en bouwmanagementproces (Bouwwerk Informatie Model/Management (BIM))
• Goede borging van veiligheid (V&G-plan ontwerpfase)
• Nieuwe bouwopgaven, klantvragen en regelgeving op gebied van milieu en kwaliteit van de bebouwing
• Toenemende vraag naar energieneutraal, gezond, circulair, klimaatbestendig en natuurinclusief ontwerpen
• Internationalisering van de markt

Complexiteit van de opdracht
Kleine(re) bureaus voeren vaak de eenvoudige opdrachten uit waarbij de regelgeving minder complex is. Middelgrote en grote bureaus doen vaak de complexe opdrachten. Door krachtenbundeling slagen kleinere bureaus er regelmatig in ook grote complexe projecten te realiseren. Architectenbureaus werken steeds vaker samen, zowel met andere bureaus als met ketenpartners in Nederland en het buitenland.

Opdrachtgevers

Architectenbureaus halen het grootste deel van hun omzet uit de private markt. Al zijn er ook bureaus die zich specialiseren in overheidsopdrachten. Gemeenten zijn de belangrijkste opdrachtgevers voor overheidsopdrachten, gevolgd door onderwijs- en zorginstellingen. Veel van deze publieke opdrachtgevers hebben weinig kennis van en ervaring met het aanbesteden van ontwerpdiensten voor een bijzonder project, zoals een ziekenhuis, school of gemeentehuis. Vaak huren zij daarom een externe adviseur in om de aanbesteding te ondersteunen.

Dynamiek

De architectenbranche is zwaar geraakt door de economische crisis (2008). De omzet en werkgelegenheid in de branche kelderden zo’n 50 procent. De markt heeft zich hersteld en de architectenbranche groeit weer, al is de branche nog lang niet terug op het niveau van voor de crisis.

Omzet en werkgelegenheid

• In 2019 lag de omzet van de architectenbranche op ruim 1 miljard euro (tegenover 1,7 miljard euro in 2008)
• De werkgelegenheid bedroeg in 2019 ruim 11.000 voltijdbanen (tegenover 19.500 in 2008), die werden ingevuld door 12.000 personen
• De meeste bureaus geven aan dat dat de werkvoorraad de afgelopen 5 jaren is toegenomen, maar er zijn wel grote verschillen tussen regio’s en deelmarkten
• Zo’n 75% van de bureaus heeft begin 2020 een normale tot hoge werkvoorraad
• Bureaus zijn minder positief over de prognoses voor 2020. Ongeveer 37% verwacht een groei van het aantal nieuwe opdrachten en het honorarium. De meeste verwachten een stabilisatie. Sommige zelfs een krimp.
• Ongeveer een zesde van de bureaus verwacht in 2020 nieuwe medewerkers aan te nemen. De overige bureaus verwachten een stabilisatie van het aantal werknemers of vangen de fluctuatie in opdrachten en omzet anders op (onder andere flexibele schil en slim samenwerken).

De rol van een architect
Een architect is een ontwerper die ruimtelijke oplossingen voor de gebouwde omgeving onderzoekt, conceptualiseert en uitwerkt. Daarnaast begeleidt hij de uitvoering op technisch, administratief en esthetisch gebied. Hierbij zorgt hij voor een goede integrale ruimtelijke vertaling en uitvoering van de eisen en ambities van de opdrachtgever, zoals energietransitie, mobiliteit en leefbaarheid.

Vereisten
Volgens BNA hebben architecten een aantal zaken nodig om hun bredere rol goed uit te kunnen voeren:

• betrokken opdrachtgever met heldere ambities
• toegesneden programma van eisen voor het ontwerp
• passende beoordelingssystematiek
• goede samenwerking tussen partijen
• verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid moeten goed geregeld zijn (risicoallocatie)