Branded content – Online werken en het automatiseren van bedrijfsprocessen. Met die gedachte ging BNA-bureau OIII architecten op zoek naar nieuwe bedrijfssoftware. Het bedrijf koos voor modulaire bedrijfssoftware en werkt met urenregistratie, verlofregistratie, facturatie en rapportages. Er wordt dagelijks gebruik gemaakt van de software en vanaf dag 1 ervaarden zij de voordelen van Yoobi voor architectenbureaus.
Zoektocht naar nieuwe software
Voorheen werkte OIII met een verouderd systeem voor de urenregistratie en werd Microsoft Word gebruikt voor de facturatie. Deze programma’s voldeden niet meer aan de wensen en eisen van het bureau. In de zoektocht naar een nieuwe softwareleverancier was de prijs in eerste instantie doorslaggevend voor het bureau. Ook de functionaliteiten en mogelijkheden binnen de software moesten aansluiten bij de behoeften van het architectenbureau.
“We kwamen in contact met een consultant die het gebruik van de software en de verschillende modules helder heeft uitgelegd. Het potentieel van de software sloot goed aan. Inmiddels zijn we een paar jaar verder en nog altijd tevreden.”
Urenverantwoording goed geregeld
De urenregistratie is een belangrijk onderdeel voor het projectmanagement van architecten. De gewerkte uren komen terecht op het juiste project, zo wordt precies bijgehouden hoeveel tijd een activiteit kost. De goedgekeurde uren worden vervolgens gebruikt voor de facturatie van projecten. Alles gebeurt in slechts een paar klikken.
Factureren op fixed price en uurbasis
OIII werkt op uurbasis en met fixed price projecten. Ook is er de mogelijkheid om deelprojecten te factureren. Het feit dat Yoobi koppelt met het boekhoudpakket maakt het plaatje compleet. Zo staat altijd de juiste informatie in beide systemen en zijn er geen dubbele controles meer nodig. OIII maakt gebruik van een gepersonaliseerde factuurtemplate en voegt bijlages toe met urenstaten voor een helder overzicht.
“De software is 1 keer goed ingericht op basis van onze wensen en daarna konden we aan de slag. Sindsdien bouwen we onze data op en zijn er veel minder controles en handmatige acties nodig. We ervaren daardoor tijdswinst en betalen minder voor onze licenties, die ook nog eens eenvoudig op- en af te schalen zijn.”
Meer inzicht en eenvoudige verlofaanvraag
Het architectenbureau regelt ook de verlofregistratie in Yoobi. Het team dient eenvoudig een verlofaanvraag in, via de app of desktop, en deze wordt automatisch toegekend. Zo weten de medewerkers altijd wat hun verlofsaldo is en is het voor de personeelsadministratie ook volledig op orde.
Inzicht is eveneens een belangrijk onderdeel voor OIII. Met de Inzichtmodule hebben zij de mogelijkheid om eigen rapporten samen te stellen met de informatie die het bedrijf verder helpt. Die rapporten worden intern gedeeld. Met name het terugzien van het aantal uren en gefactureerde bedragen zorgen voor inzicht.
Schaalbare software voor architecten
Yoobi is een totaaloplossing voor projectmanagement, urenregistratie, facturatie en meer. Projectmanagement is een belangrijk onderdeel van jouw dienstverlening als architect. Daarom wil je dit goed op orde hebben. Kies je voor de software van Yoobi, dan kies je alleen de modules die je nodig hebt. Groeit jouw architectenbureau? Dan groeit Yoobi mee in modules en gebruikers. Flexibele software, uitstekende service!
