Als de opvolging bij een architectenbureau niet geregeld kan worden met nieuwe partners van binnen het bureau, kan overname of fusie een alternatief zijn. Dat is een traject waar andere vraagstukken bij komen kijken. Wij zetten de belangrijkste succesfactoren bij de voorbereiding op een fusie of overname op een rij. Door Frank Pörtzgen en Tamara Rookus
Selecteer je fusie- of overnamepartner allereerst op basis van een krachtig wederzijds vertrouwen. Van belang is ook dat beide bedrijven een ‘culturele fit’ hebben: lijken ze op elkaar qua houding, werkwijze, doelstelling?
Stappen ter voorbereiding
Heb je naar jouw idee de juiste partner gevonden, doorloop dan de volgende stappen als voorbereiding op de zakelijke transactie.
• Zorg voor een goede waardebepaling op basis van zorgvuldig wederzijds boekenonderzoek (due diligence). Spreek met elkaar af wat de uitgangspunten zijn voor de waardering.
• Bepaal hoe de overnamesom wordt gefinancierd (bijvoorbeeld uit eigen middelen of via een lening) en betaald (bijvoorbeeld in een keer of in termijnen).
• Stel met elkaar vast wat de te behalen voordelen zijn en de mogelijke extra omzet die gezamenlijke kan worden behaald. Maak dit SMART, zodat achteraf te toetsen is of de verwachtingen zijn gerealiseerd.
• Bepaal hoe de toekomstige organisatie- en werkstructuur er uit gaan zien. Er zullen cultuurverschillen aan het licht komen; probeer die te benoemen en bepaal hoe je hiermee om gaat.
• Benoem ook de risico’s die met de fusie of overname zijn verbonden. Neem daarin ervaringen van eerdere vergelijkbare trajecten mee.
• Stel een communicatiestrategie op, zowel voor interne als externe communicatie. Werk daarbij volgens het principe ‘van-binnen-naar-buiten’: zorg dat de mensen die je het meest nabij zijn als eerste op de hoogte zijn van stappen.
• Stel een intentieovereenkomst op waarin alle uitgangspunten voor de overname of fusie zijn vastgelegd. Dit is een schets die de notaris vervolgens kan omzetten in een juridisch document.
• Maak een transitieplan. Hierin worden alle acties benoemd die gedurende het transitieproces moeten worden genomen, met actiehouders en tijdstippen van uitvoering. Denk aan alle stakeholders in het proces, zoals medewerkers en opdrachtgevers.
De zakelijke transactie
Wanneer al deze stappen goed zijn doorlopen, is het moment aangebroken om de zakelijke transactie te realiseren. Daarna volgt de implementatie van de fusie of overname, volgens het traject van het transitieplan. Dat vraagt van beide partijen een grote inzet en vooral goede wil. Misschien is dat laatste wel de grootste succesfactor in het hele proces.
White paper ‘Leiderschapstransitie’
Bouwlokaal heeft in samenwerking met de BNA de white paper ‘Leiderschapstransitie bij architectenbureaus’ ontwikkeld. Dit bekijkt het traject van twee kanten en geeft bestaande en toekomstige bureau-eigenaren inzicht in de te doorlopen stappen.
Meer informatie over de mogelijke begeleiding bij een maatwerktraject door Bouwlokaal vind je hier.
