1. Neem afscheid van Excel

Het komt vaker voor dan je denkt: projecturen in Excel registreren. Excel is een fantastisch programma, maar niet voor het professioneel registreren van projecturen.

Je projecturen zijn de basis voor je projectadministratie. Dit moet snel en zonder fouten gebeuren. Excel is foutgevoelig en kost veel tijd om (goed) bij te houden. Vergeet vooral ook niet dat uitgebreide, gekoppelde Excelbestanden kwetsbaar zijn. Als je dit allemaal bij elkaar optelt is het eigenlijk geen geheim meer dat het écht tijd is om afscheid te nemen van Excel.

2. Kies voor projectmanagementsoftware

Je weet nu dat het de beste keuze is om Excel achter je te laten en te kiezen voor een toekomstbestendige oplossing: projectmanagementsoftware. Hierin leg je alles vast, waarbij je projectbudget de basis is. Door je projectbudget goed neer te zetten en hier actief op te sturen loopt alles op rolletjes. Uren worden snel en foutloos geregistreerd op de juiste fase van het project. Je krijgt grip en inzicht in alle fases en levert binnen termijn én binnen budget projecten op.

3. Zorg intern voor draagvlak

Als eigenaar of projectmanager ben je al snel overtuigd van de voordelen van projectmanagementsoftware. Het valt of staat met het meekrijgen van alle medewerkers. Wanneer je werkt met projectmanagementsoftware, werk je ook met verschillende rollen binnen projecten. Zorg daarom voor intern draagvlak bij de verschillende mensen en betrek hen bij de nieuwe werkwijze. Zo weet je zeker dat je de plank niet misslaat en maak je straks een grote stap voorwaarts.

4. Stop niet met optimaliseren bij projectmanagement

Je gaat de stap zetten om je projectadministratie te optimaliseren, hartstikke goed. Maar er is meer! Omdat je projecturen goed geregeld zijn is het verstandig om direct verder te kijken. Optimaliseer ook direct je facturatieproces en verlofregistratie.

De facturatie vindt plaats in hetzelfde systeem want alle uren zijn zorgvuldig geregistreerd en goedgekeurd en prijsafspraken zijn vastgelegd. Zo hoef je geen facturen meer te corrigeren en bespaar je een hoop tijd.

Tijdens piekmomenten wordt er vaak overgewerkt om een deadline te halen. Dit hoort erbij, maar het is wel belangrijk om dit inzichtelijk te hebben zodat je dit op een goede manier compenseert. Om dit in goede banen te leiden kies je voor verlofregistratie. Je ziet immers al in 1 oogopslag wanneer iemand overuren maakt en compenseert dit door een tijd voor tijd saldo aan te maken.

Is het tijd om de stap te zetten?

Kiezen voor overstappen naar (andere) projectmanagementsoftware is niet ingewikkeld of onbetaalbaar. Met de juiste begeleiding stel je het juiste pakket samen en ben je binnen korte tijd aan de slag met gestroomlijnd projectmanagement. Probeer Yoobi voor Architecten vrijblijvend uit of neem contact op met onze specialisten.