“In de hectiek voor een deadline is een vormfoutje zo gemaakt, maar die kunnen lang niet altijd eenvoudig hersteld worden”
Onlangs publiceerde de Commissie van Aanbestedingsexperts opnieuw een advies op een klacht van de BNA. Een aanbesteder had twee bureaus uitgesloten van een EU aanbesteding vanwege een standaardverwijzing naar de DNR2011 in de format van hun inschrijfbegroting. Onterecht in de ogen van de BNA en de betreffende bureaus. Er is sprake van een kennelijke vergissing, die in aanmerking zou moeten komen voor herstel. Dat ziet de Commissie echter anders. De jurisprudentie over voorwaardelijke inschrijvingen is spijkerhard. Daar moeten bureaus dus alert op zijn.
Voorwaardelijke inschrijvingen
Afgelopen zomer werd de BNA benaderd door twee verschillende leden die waren uitgesloten in dezelfde EU aanbesteding wegens een voorwaardelijke inschrijving. De bureaus hadden een inschrijfbegroting ingediend ter onderbouwing van hun honorariumbieding in het inschrijfbiljet. De gunningsleidraad stelde expliciet dat de inschrijfbegroting geen onderdeel zou worden van de overeenkomst en dat “eventuele afwijkende bedragen en fouten in de inschrijvingsbegroting vormen geen grond voor aanpassing van de werkzaamheden of de opdrachtsom.” De bureaus mochten een eigen format gebruiken voor de inschrijfbegroting. Helaas bevatte de standaardformat van de twee bureaus een verwijzing naar de leveringsvoorwaarden DNR2011. Omdat de inschrijfbegroting formeel onderdeel vormde van de inschrijving, was er volgens de aanbesteder sprake van een voorwaardelijke inschrijving en moesten de twee bureaus dus uitgesloten worden. Dat ging de betreffende bureaus en de BNA te ver. De bureaus hadden de inkoopvoorwaarden door ondertekening van het inschrijfbiljet aanvaard en omdat de inschrijfbegroting nadrukkelijk geen onderdeel werd van de overeenkomst, prevaleerde de DNR2011 niet boven de inkoopvoorwaarden. Daarom heeft de BNA een klacht ingediend om de uitsluiting aan te kaarten. Volgens de Commissie van Aanbestedingsexperts heeft de aanbesteder juist gehandeld: een voorwaardelijke inschrijfbegroting levert een voorwaardelijke inschrijving op, ook in deze specifieke situatie.
Recht kan krom zijn
BNA-jurist Michel Geertse snapt dat het advies van de Commissie lastig uit te leggen is. “Recht kan soms behoorlijk krom zijn, of zo aanvoelen. Iedereen snapt dat de betreffende architecten niet de bedoeling hadden om een voorwaardelijke inschrijving te doen. Uitsluiting is wel een erg zware sanctie, dat voelt niet proportioneel. Ook de aanbesteder was hier niet blij mee, die had liever meer keus gehad.” De jurisprudentie over voorwaardelijke inschrijvingen is echter spijkerhard, de mogelijkheid om fouten te herstellen minimaal. Gezien de bijzondere status van de inschrijfbegroting, wilde de BNA aftasten hoe ver de mogelijkheid tot het herstellen van een voorwaardelijke inschrijving reikt. “Dan is het fijn dat er een onafhankelijke instantie als de Commissie van Aanbestedingsexperts is, waar je die vraag kunt neerleggen zonder dat gelijk de meter gaat lopen. Natuurlijk hadden we graag een andersluidend advies gezien, maar we hebben nu wel meer duidelijkheid. Daar kan de branche naar handelen.”
Alertheid geboden
Het advies van de commissie onderstreept dat bureaus die meedoen aan tenders alert moeten zijn op formele voorwaarden. In de hectiek voor een deadline is een vormfoutje zo gemaakt, maar die kunnen lang niet altijd eenvoudig hersteld worden. Zeker wanneer de leidraad de sanctie van uitsluiting verbindt aan dergelijke vormvereisten.
Word je geconfronteerd met onduidelijke en/of disproportionele architectenselecties of een dreigende uitsluiting wegens het niet naleven van vormvereisten? Stel tijdig vragen en meld het bij de BNA. Neem contact op met Michel Geertse, beleidsmedewerker juridische zaken. Hij kan je informeren over de toelaatbaarheid van eisen en criteria en desgewenst vanuit de BNA actie ondernemen. Samen staan we sterk en kunnen we de selectiepraktijk verbeteren. We kunnen opdrachtgevers proberen te overtuigen om hun selectieprocedure aan te passen en werken aan relevante jurisprudentievorming bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.
