Hoe sluit je een goed contract af? En hoe zorg je ervoor dat de gemaakte afspraken tijdens het gehele proces worden nageleefd? Corinne Schrauwen is ervaringsdeskundige. Ze ondersteunt als zelfstandig adviseur (interieur)-architecten, stedenbouwkundigen en landschapsarchitecten bij de zakelijke en organisatorische kanten van hun beroepspraktijk. Voor de BNA Academie verzorgt ze de training Contracteren voor architecten en projectleiders.
Door Oene Dijk
Wat is je achtergrond?
Ik ben opgeleid als architect aan de TU Delft en ben lange tijd als architect werkzaam geweest en heb zo ook veel ervaring opgedaan met de organisatie van een bureau. In de crisis van 2013 was er minder werk. Voor mij de reden om te kijken of ik mijn talenten ook anders kon inzetten. Zo heb ik onder andere bij het meubelmerk Pastoe internationale ervaring opgedaan. Via Marc Koehler, die iemand zocht ter ondersteuning van het runnen van zijn bureau, ben ik in 2019 weer in de architectenbranche beland.
Ik kwam erachter dat ik dat een hele leuke manier vind om in de architectuur werkzaam te zijn zonder de rol van architect in te nemen. Nu doe ik dat als zelfstandige en ondersteun ik ontwerpbureaus, vaak kleine en middelgrote, om de organisatie van hun bureau te ontwikkelen. De vraagstukken die ik tegenkom zijn heel uiteenlopend, de rode lijn is het brengen van structuur om je werk beter en met meer plezier te kunnen doen.
Mis je het werk als architect niet?
In mijn huidige rol kan ik met mijn achtergrond als architect meer toegevoegde waarde bieden dan wanneer ik weer zelf als architect aan de slag zou gaan. Ik constateer dat er sinds het begin van de jaren negentig toen ik startte veel veranderd is in de architectuur. Terugkijkend zie ik dat wij in die tijd veel meer op details en esthetiek waren gericht dan op de grotere sociale vraagstukken. Ik werk nu met de jongere generatie ontwerpers en maak zo van dichtbij die inhoudelijke ontwikkelingen mee, wat mijn enthousiasme in mijn werk vergroot.
Is de contractvorming ook veranderd, sinds de jaren negentig?
De contractvorming is niet heel erg veranderd. De issues waar de architecten toen tegen aanliepen zijn grotendeel hetzelfde als nu. Wanneer een contract, opgesteld door juristen, door de opdrachtgever wordt aangeboden is de reactie vaak die van onrust. Er komt een hele waslijst van uitzonderingen ten opzichte van DNR, daar moet je punt per punt doorheen wat vaak een gevoel van moedeloosheid oplevert.
Met mijn workshops wil ik dit doorbreken door breder te kijken naar het doel van het contract. Wat is de intentie van de samenwerking en wat wil jij bereiken? In de ideale wereld is een contract een gelijkwaardige vastlegging van de afspraken tussen partijen. Bij professionele opdrachtgevers is dat vaak ingewikkelder dan bij een particuliere opdrachtgever. Vaak ook omdat de projectleider, met wie je aan tafel zit en die zo snel mogelijk aan de slag wil, niet de opsteller van het contract is.
Ik probeer de stress weg te halen door te vragen: hoe ga je het gesprek aan, hoe scheid je het kaf van het koren, wat zijn de reële risico’s waar je je bewust van moet zijn, wat zijn de onderwerpen waar je over in gesprek kan gaan? In de workshops nemen de deelnemers hun eigen contract mee, mijn ervaring is dat ze er dan ook echt iets mee gaan doen in de praktijk. En het belangrijkste dat ik de architect mee wil geven is zelfvertrouwen, je mag meer gaan staan voor wat je doet, de waarde die je inbrengt in het project en welke randvoorwaarden jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.
Ten aanzien van mijn begintijd zie ik wel een verandering betreft de opdrachtverlening. Toen was het gebruikelijk dat de opdracht van a tot en met z ging, van schets tot oplevering. Nu is er veel meer discussie over die opdrachtverlening, opdrachten worden kleiner, werk wordt bij tekenbureaus en aannemers neergelegd. Hoe ga je dan om met auteursrecht, hoe houd je de controle, welke afspraken maak je over de werkverdeling en hoe wordt de rol en toegevoegde waarde van de architect geborgd? Het hoeft niet altijd op één en dezelfde manier.
Belangrijk daarbij is zelfreflectie: moet jij per se de werktekeningen maken? Ben jij goed in bijvoorbeeld concepten, zou je dan ook je opdrachten daar niet veel meer aan aanpassen. Kortom, wat doe ik wel en wat niet, waar heb ik lol in en hoe verdien ik mijn geld.
En het belangrijkste dat ik de architect mee wil geven is zelfvertrouwen, je mag meer gaan staan voor wat je doet, de waarde die je inbrengt in het project en welke randvoorwaarden jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.
Welke methodiek hanteer je daarbij in de workshops?
De methodiek bestaat uit van groot naar klein werken. Eerst scan je het contract als geheel in plaats van het regel per regel gedetailleerd te lezen. Wat is je eerste indruk, reflecteert de inhoud van het contract dat wat in de voorgaande gesprekken aan bod is gekomen. Ga het gesprek aan en probeer opheldering te krijgen over wat je niet snapt. Nogmaals besef dat met wie je aan tafel zit, althans bij de professionele opdrachtgevers, niet degene is die de contracten opstelt. Vaak is het een standaardcontract met standaard algemene voorwaarden. Probeer dit als architect zo om te buigen dat het contract past bij de specifieke opdracht waar het om gaat.
In de contractvorming mag ook meer aandacht komen voor het gedeelde belang van alle betrokken, van opdrachtgever, architect tot uitvoerders. Voor de juridische aspecten biedt de DNR houvast, omdat dit een set voorwaarden is die juridisch is getoetst. Daartegenover staan vaak de algemene voorwaarden van de opdrachtgever, staan daar botsende uitgangspunten in? Daar zal het gesprek over gaan, hoe kom je tot voor beide aanvaardbare afspraken.
Worden architecten tijdens hun opleiding voorbereid op contractvorming?
Ik zie dat opleidingen nu veel meer aandacht besteden aan de randvoorwaarden waarbinnen je als architect je werk doet, ik draag daar zelf ook aan bij met workshops aan de Academie van Bouwkunst in Amsterdam en Tilburg en met een lezing voor het PEP programma. Het is goed te zien dat architecten begrijpen dat je niet alleen een goede ontwerper moet zijn, maar ook de zakelijke kant goed moet regelen, juist ook om met meer rust en plezier het werk te doen dat je leuk vindt en waar je goed in bent.
Wat zijn de do’s en don’ts bij het sluiten van een contract?
Betreft de do’s: durf te vragen. Ga het gesprek aan. Denk zelf na wat belangrijk voor je is. Betreft don’ts: twee belangrijke punten. Nummer 1 is aansprakelijkheid. Zorg ervoor dat je geen aansprakelijkheid aanvaardt die niet door je verzekeringspolis wordt gedekt. Snel het gesprek aangaan met je opdrachtgever en het contact met je verzekeraar opzoeken luidt daarbij mijn advies. Punt 2: zorg dat het contract vooruitloopt op dingen die anders kunnen gaan in de toekomst. Bijvoorbeeld bij een gefaseerde opdracht, loop je het risico dat fases die in eerste instantie wel in de opdracht zitten, later toch bij je worden weggehaald? Of vinden er wijzigingen plaats waardoor jij extra kosten maakt en krijg je die kosten dan wel of niet vergoedt? Kortom, het in kaart brengen van wijzigingen in de toekomst en vastleggen hoe je daarmee omgaat.
Tenslotte, het zou fijn zijn als we niet voor elk contract het wiel opnieuw hoeven uit te vinden, dat er tussen opdrachtgevers en beroepsverenigingen een gesprek op gang komt over redelijke uitgangspunten die passend zijn voor beide partijen.
