Eerder hebben we geobserveerd dat tenders hoge kosten met zich meebrengen, en dat projecten tegen te lage honoraria moeten worden aangeboden. Hoe komen we uit deze negatieve spiraal?

De opzet van de tenders als een prisoner’s dilemma zorgt ervoor dat dit door individuele deelnemers aan deze wedstrijden niet te veranderen is. De verleiding van het binnenhalen van het project is voldoende om elke keer weer die extra render en het net te lage honorarium aan te bieden! Maar wat kunnen we dan wel doen?

De regels van het spel veranderen

Volgens mij is het mogelijk om de regels van de tender zo te bedenken dat het een faire wedstrijd wordt waarin de belangen van de klant en van de aanbieders allebei gediend worden. Als deze nieuwe spelregels bedacht zijn, is het zaak dat zoveel mogelijk tenders conform deze nieuwe spelregels verlopen.

Hoe zien de nieuwe spelregels eruit?

1) Als eerste moet duidelijk omschreven zijn wat het op te leveren product in de tender is. Bijvoorbeeld:

* Een schetsontwerp met plattegronden en doorsnedes, bouwkostenraming en 3 uitgewerkte visualisaties (renders).

* Een ontwerpvisie op 3 A2 panelen zonder uitgewerkte plattegronden en renders.

* Puur een bureaupresentatie alleen geïllustreerd met referentiebeelden (zonder ontwerpschetsen en visualisaties).

Indien een deelnemer meer oplevert dan gevraagd, dient het extra materiaal uitgesloten(!) te worden van de beoordeling. Dit onderdrukt de neiging van bureaus om steeds meer in te leveren dan gevraagd, en maakt een eerlijke vergelijking tussen deelnemers mogelijk.

2) Een vergoeding voor de tender die past bij het gevraagde product. Zodra duidelijk is wat een aanbestedende dienst vraagt (en ook niet meer dan dat), is het mogelijk om een bijpassende vergoeding af te spreken. Deze vergoeding dekt niet alle, maar wel een substantieel deel van de kosten, en is afhankelijk van het gevraagde product én van de grootte en complexiteit van de opgave. Een tenderontwerp inclusief bouwkosten onderbouwing van een klein woonhuis ligt misschien op 3.000 euro. Dezelfde vraag voor een groot lab/kantoorgebouw van 30.000 m2 zou denk ik meer rond de 25.000 euro liggen.

3) Een beoordeling waarbij de prijs voor maximaal 10% mee telt, en een fair minimum kent. Het minimum zorgt voor een ijkpunt, zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers, en is goed vast te stellen. De lage bijdrage van prijs in de calculatie geeft ruimte voor inschrijvers om meer kwaliteit te bieden, zonder onevenredig veel afgestraft te worden voor de iets hogere prijs. Je kunt het ook anders bekijken: op deze manier heeft de opdrachtgever het vertrouwen dat inschrijvers wat ze beloven ook kunnen waarmaken.

Innoveren in het ontwerpproces

Natuurlijk zijn lagere honoraria ook een aansporing om te innoveren in het ontwerpproces. In mijn eigen praktijk zie ik dat we steeds sneller en efficiënter werken, gedreven door de lagere honoraria en hogere verwachtingen. BIM is een voorbeeld van een innovatie in onze manier van werken, die leidt tot hogere efficiëntie, mits goed toegepast.

Maar ik vraag me af of er in het ontwerpproces zoveel te innoveren is dat het opkan tegen de 50% honorariumdalingen die ik in de praktijk zie. Een ontwerpproces is nooit lineair, maar eerder een zoektocht wat een bepaalde ruimte nodig heeft. En laten we niet vergeten dat een excellent gebouw ook een andere waarde vertegenwoordigt dan alleen datgene wat in euro’s is uit te drukken!

Onderling vertrouwen organiseren

Als we een gezamenlijk beeld hebben van wat een eerlijke wedstrijd is, dan is het ook makkelijker om in de praktijk de tenders die we tegenkomen langs deze meetlat te leggen. En dan komt een belangrijke: zeg ook regelmatig nee tegen een tender! Alleen op deze manier veranderen we langzamerhand de regels van het spel.

Maar terwijl ik dit opschrijf zie ik het prisoner’s dilemma al voor me: als 3 van de 5 deelnemers zich afmelden, dan is de wedstrijd voor de 2 overgebleven partijen een stuk makkelijker. En op een gegeven ogenblik doet iedereen toch weer mee aan alle tenders en is er niets veranderd.

Dit vergt meer onderling vertrouwen dan ik nu in onze supercompetitieve sector tegenkom. We hebben een sterker collectief nodig, waarin we elkaar vertrouwen alleen aan faire wedstrijden mee te doen. En we moeten de versplintering in onze sector actief tegengaan, door sterke bureaus te vormen die op gelijkwaardige basis de gesprekken met opdrachtgevers en aanbestedende diensten aan kunnen gaan.

Zover zijn we nog niet, maar we moeten ergens beginnen… Wie doet er mee?

Roger Tan is associate director bij UNStudio