Onderhandelen kan een precair proces zijn; je hebt met verschillende partijen en belangen te maken. Welke manier van onderhandelen levert het maximale op zonder de relatie te beschadigen?
Het gaat binnen de architectuur ook vaak om het aangaan van lange relaties, zowel binnen het bureau als met opdrachtgevers en aannemers. Van schets tot realisatie kan zo maar 5 tot 8 jaar duren. Je komt opdrachtgevers en aannemers weer tegen bij andere projecten. De rol van de architect zie ik als die van verbinder; het is eigen aan ons vak. Het gezamenlijk en integraal zoeken naar oplossingen en de verschillende belangen koppelen. Als ik bijvoorbeeld op de bouw rondloop dan vind ik het algemeen belang groter dan die “ene‘’ afwijkende positie van een armatuur. Als ik kijk naar onderhandelingen an sich kijk ik allereerst naar mijn eigen karakter. Hoe sta ik erin? Laat ik meer van mijn zachte kant zien of laat ik een wat uitgesprokenere kant zien. In ieder geval helpt de training in het bewust worden. Je kan de aard van het beestje niet veranderen, maar je kan wel sturen. Dat is wat ik geleerd heb. Van nature wil ik beide kanten, de zachte en de uitgesproken, ruimte bieden. Ik vind dat essentieel voor goed onderhandelen. Je probeert het gezamenlijk belang vast te stellen. Het helpt om door te vragen, de vraag en het belang achter de vraag te doorgronden, bewustwording dus.
Vandaag de dag wordt door onder andere veranderende wetgeving, het overlappen van verschillende belangen en ontwikkelingen van meer inspraak en participatie, het onderhandelen steeds complexer. Binnen LEVS architecten zijn we enorm bezig met zaken als carbon-based design, biobased, innovatie en CO2 besparing, zie bijvoorbeeld ons project Populus in Rotterdam. Als bureau delen we deze werkmethoden, maar het is niet altijd makkelijk om alle partijen in deze transitie mee te nemen. Je kunt in de positie van architect ook niet alles hard of scherp afbakenen, de verbindende rol innemen levert in mijn eigen onderhandelingen het meeste op.

Is deze manier van onderhandelen gebaseerd op bepaalde methoden en modellen?
Bij de BNA Academie training onderhandelen kwam ik voor het eerst in aanraking met de Harvard Onderhandel methode, ook wel principieel onderhandelen genoemd. De kern van de Harvard methode, is dat het oplossingsgericht is en dat spreekt me zeer aan. De methode is ook bekend vanwege het Win-Win uitgangspunt en heeft als doel dat beide partijen met een goed gevoel van tafel gaan of van de steiger lopen. Daarvoor is het belangrijk om niet alleen je eigen belang scherp te hebben, maar ook inzicht te verkrijgen in de situatie van de ander. Het vereist bovendien creativiteit om oplossingen te bedenken die recht doen aan alle belangen.

Volgens enkele bronnen hanteert de Harvard methode vier principes, volgens de meeste andere bronnen hanteren ze vijf vuistregels. Wat zijn de verschillende uitgangspunten en fasen van het onderhandelingsproces?
Uitgangspunt 1 van de methode: Bereid je goed voor op de onderhandelingen. Dit bestaat uit onderzoek doen, wat is er bekend over de partij met wie je gaat onderhandelen, wat zijn de mogelijk eerdere ervaringen met deze partij, hoe is dat proces verlopen, etc. Bereid je voor op zowel aanpak als het proces. Ik zie de eerste fase ook als een fase van sfeer maken en het bepalen van hoe je met elkaar omgaat. Dit hangt samen met de tweede regel van het Harvard model.
Uitgangspunt 2 van de methode: Bereid je ook goed voor op de mens. Scheid de inhoud en de relatie en werk aan beide (op de daarvoor geschikte manier). Ik zie dit als dirigeren, als ruimte bieden aan elkaar om dan de mogelijkheden te schetsen.
Uitgangspunt 3 van de methode: Richt je op belangen, niet op standpunten. Achter het innemen van een bepaalde positie zit een bepaald belang. Ik vind dat je ruimte moet bieden aan de standpunten maar probeer ook de belangen te doorgronden. Het kan soms lastig dat een partij een hard standpunt inneemt en voor een gesloten speelveld zorgt; in het algemeen belang is het belangrijk het gesprek open te houden. Ik ben zelf vrij open waarmee je hopelijk de ander stimuleert ook open te zijn. Onderzoek de belangen. Het belang kan bijvoorbeeld van financiële aard zijn of zit in het willen creëren van een lange termijn relatie met de partij met wie je onderhandelt. Als architect zijnde ben je ook opgeleid en ervaren in het gericht zoeken naar alternatieven, naar andere oplossingen. Dat brengt ons bij het volgende uitgangspunt.

‘De sleutels voor goed en geslaagd onderhandelen zijn voorbereiding en bewustwording.’

Uitgangspunt 4 van de methode: Bereid je voor op je alternatieven als het niet (direct) lukt om overeenstemming te bereiken. Wees creatief in het bedenken van alternatieve oplossingen alvorens te beslissen. Het gebruiken van objectieve criteria kunnen helpen om tot keuzes en beslissingen te komen. Dit kunnen algemeen geldende regels zijn, wettelijke bepalingen.
Het gebruik van objectieve criteria zorgt ervoor dat beide partijen de overeenkomst over het algemeen beter dragen. De afspraken zijn namelijk gebaseerd op duidelijke criteria in plaats van standvastigheid en overtuigingskracht.
Uitgangspunt 5 van de methode: Als de emoties oplopen, neem dan een time out. Formuleer je BAZO (Beste Alternatief Zonder Overeenkomst). En wil ik daaraan toevoegen: probeer om met elkaar in gesprek te blijven.

Is onderhandelen voor een architect anders dan in andere professies; zo ja waar ligt dat dan aan?
In projecten zijn meerdere partijen aan het werk, waarvan een deel vanuit hun expertise het takenpakket uitvoert, blij is met het resultaat en met de samenwerking. Ik zie de architect niet alleen in de al genoemde rol als verbinder, maar ook in een stimulerende rol. Altijd onderzoeken om het meeste uit iets te halen, vaak ook meer dan het gevraagde. Je hebt natuurlijk te maken met financiën en budget, met standaardisatie, met soms nog conservatiever Programma van Eisen. We gaan steeds het gesprek weer aan om meer te realiseren dan het gevraagde.
Tenderteams zijn ook steeds complexer van samenstelling en bestaan uit meerdere partijen met verschillende belangen, maar wel met hetzelfde einddoel. Dat geldt ook voor projecten die je in het buitenland doet. Je komt dan in aanraking met verschillende culturen. Bij de ene is er sprake van meer hiërarchie en bij de ander gaat het meer over afstemming en gelijkheid.
Van belang is daarnaast dat je vooruitkijkt. Dat je bewust wordt van wat er in ons beroep gaat veranderen, door wetgeving, door duurzaamheidseisen, etc. Je moet je daarop voorbereiden, dat versterkt ook je onderhandelingspositie.

Wat zou je de onderhandelaar van de toekomst mee willen geven?
Het ideale onderhandelingsscenario is oplossingsgericht. De sleutels voor goed en geslaagd onderhandelen zijn voorbereiding en bewustwording. Doorgrond elkaars positie en standpunten. Oftewel leef je in in de andere persoon aan de tafel of op de steigers.