Hoe ben je in de rol van partner/bureaumanager terechtgekomen?
“Begin jaren negentig verhuisde ik vanuit de Randstad naar Zwolle en werkte ik enkele jaren als bouwkundige bij een bureau. Toen architect Rob Moritz me vroeg om samen met hem een bureau te beginnen, ben ik in het diepe gesprongen. Van het ene op het andere moment was ik mede-eigenaar van een architectenbureau. Met het groeien van het bureau verschoof mijn rol langzaam van de bouwkundige projectleiding naar de meer organisatorische aspecten binnen het bureau. Contracten, offertes, acquisitie en personeelszaken kwamen steeds meer op mijn bordje terecht. In een klein team kun je zaken nog wel tijdens de koffie bespreken, maar in een team van 26 mensen moet je dingen professioneler aanpakken. Tegenwoordig is mijn werk voor de helft projectgebonden en bestaat het voor de helft uit de bureauorganisatie.”
Wat heb je gedurende de jaren vooral zien veranderen?
“Als je vroeger een ontwerpklus had, werden je uren keurig per fase uitbetaald. De bouwsom bepaalde het honorarium. Werd de bouwsom hoger, dan steeg het honorarium vanzelf mee. Dat was een ontspannen manier van werken. Nu is dat heel anders, zeker als je een bureau bent dat veel selecties draait. Vijfentwintig jaar geleden nodigde een opdrachtgever een aantal architecten uit en mocht je je verhaal vertellen. Nu zijn aanbestedingen helemaal dichtgetimmerd en wordt er een veel grotere investering gevraagd. Als je een aantal selecties tegelijk hebt, kun je zomaar ineens een hoop geld kwijt zijn, zonder te weten of het ook iets op gaat leveren. De kans is altijd groter dat je verliest dan dat je wint, want meestal doen er meer dan twee partijen aan een tender mee. En prijs is ook vaak een beoordelingscriterium. Je kunt verloren selecties niet met je prijs bij andere selecties goedmaken, want ook daar telt de prijs weer mee in de beoordeling. Dit alles maakt dat je aanbestedingen heel efficiënt moet aanvliegen.”
Hoe ziet die efficiency er in de praktijk uit?
“In de eerste plaats is het belangrijk om weloverwogen te beslissen of je wel of niet aan een aanbesteding deelneemt. Is de opdrachtgever een betrouwbare partij? Is de uitvraag logisch opgesteld? Wie is de concurrentie? Kunnen we ons onderscheiden? Is er een vergoeding? Nog altijd is er vaker niet dan wel sprake van een vergoeding voor het maken van een visie in een tenderfase. We beperken ons tot de aanbestedingen, waarop we een goede kans denken te maken.”
“Daarnaast hebben we middels een nuchtere feitenanalyse bepaald welk type project rendabel is en welke niet. Zo zijn we enkele jaren geleden gestopt met particuliere opdrachtgevers. Het vele overleggen en het wegnemen van onzekerheden kostte te veel tijd. Erg jammer, want het waren vaak hele mooie projecten met leuke mensen. Op een gegeven moment moet je echter keuzes maken. Tegenwoordig richten we ons op drie pijlers: wonen, zorg en onderwijs. Op deze gebieden kunnen we ons onderscheiden en halen we zowel voldoening als rendement.”
Het motto van 19 Het Atelier is ‘creatief en professioneel’. Bestaat er een spanningsveld tussen beide?
“Soms wel. We zijn geen zuiver uren-gestuurd bureau. Als ontwerpers willen we altijd het maximale uit een opdracht halen. De ene keer valt dat mee, de andere keer tegen. Het is lastig om hierin een goed evenwicht te vinden. Het helpt als iedereen binnen de organisatie zich bewust is van de kosten op een project. Binnenkort stappen we daarom over op een nieuw projectadministratiepakket, waarin we kunnen budgetteren en iedereen kan zien hoeveel uren er voor een bepaalde fase staan.”
Hoe zorg je ervoor dat kostenbewust ontwerpen in alle lagen van de organisatie doorsijpelt?
“Het bewustzijn vergroten begint al met de offerte. Hierin leggen we per fase exact vast welke werkzaamheden we uitvoeren en hoeveel uur we daaraan besteden. De offerte loop ik altijd met de betrokken architect en projectleider door. De opdracht werken we vervolgens in een workshopsetting uit. Iedere fase ronden we met elkaar met een fasedocument af en gezamenlijk starten we ook weer een nieuwe fase op. Dat is ook het moment om even stil te staan bij de bestede uren. Met het nieuwe administratiepakket wordt dat straks veel eenvoudiger.”
“In het team is iedereen op de hoogte van de opdracht. Wat zit er wel in en wat niet? Iedere collega kan hierdoor scherp zijn op meerwerk. Als een opdrachtgever meer vraagt, meld dat dan. De meeste opdrachtgevers staan open voor een gesprek over meerwerk, zeker als het PvE in de loop van het proces is gewijzigd. Een tijdige signalering van meerwerk is belangrijk. Een gesprek vooraf is immers altijd beter dan achteraf. Daarnaast vormt de informatie belangrijke input voor nieuwe offertes.”
‘In een klein team kun je zaken nog wel tijdens de koffie bespreken, maar in een team van 26 mensen moet je dingen professioneler aanpakken.’
Moet er in het bouwkundeonderwijs meer aandacht zijn voor kostenbewust ontwerpen?
“Er moet in het onderwijs überhaupt meer aandacht zijn voor de bouwwereld en hoe die in elkaar steekt. Een net afgestudeerde TU’er heeft daar geen idee van. Gelukkig hebben we daarvoor nu de PEP. Voor pas afgestudeerde medewerkers faciliteren en betalen we deze beroepservaringsperiode. Daar krijgen ze praktijkgerichte tools aangereikt, moeten ze een honorarium opstellen en het bureau analyseren. Het is een investering die ons op de lange termijn veel oplevert. Onze mensen zijn immers ons kapitaal.”
Wat zou je beginnende of kleinere bureaus willen meegeven om grip op geld te houden?
“Schroom niet om advies te vragen bij iemand met meer ervaring. Probeer niet alles alleen uit te vogelen. Zelf word ik regelmatig gebeld door architecten van beginnende bureaus hier in Zwolle. Ze zijn onzeker over een honorarium voor een bepaalde opdracht, hebben een geschil met een opdrachtgever of staan op het punt om iemand aan te nemen. Ik help ze graag en het is ook fijn om af en toe een particuliere opdrachtgever naar zo’n jong bureau door te kunnen sturen. En als je zo’n mooie opdracht binnenkrijgt, durf dan een realistisch honorarium te vragen. Zorg goed voor jezelf!”
