De persoonlijke, financiële, juridische, organisatorische en commerciële consequenties van het partner worden in een bureau brengen belangrijke veranderingen met zich mee. Stefan Bödecker van Studio Vinke trad meer dan 15 jaar geleden toe tot BFAS, de voorloper van Studio Vinke. Studio Vinke is een bureau voor architectuur en stedenbouw. Stefan zag de afgelopen jaren twee partners vertrekken en twee toetreden. Stefan Bödecker is architect en stedenbouwkundige en voorzitter van de Beroepsvereniging van Nederlandse Stedebouwkundigen en Planologen (BNSP).

Door Oene Dijk

Hoeveel partners heeft Studio Vinke en is er een specifieke rolverdeling, in financiële, juridische, organisatorische en commerciële onderdelen?
Studio Vinke heeft nu drie partners, twee zijn dat de afgelopen jaren geworden, namelijk Bart Haazen en Albert Sikkema. De twee uitgetreden partners, Kees Bentvelsen en Marcel Fleer, werken nog wel bij ons uit liefde voor het vak. Ze focussen zich nu weer geheel op de ontwerpkant.
De rolverdeling van het partnerschap is verdeeld in een aantal onderdelen, waarbij elke partner verantwoordelijk is voor twee onderdelen. Bart Haazen neemt de HR taken en de interne organisatie voor zijn rekening; Albert Sikkema is verantwoordelijk voor de tenders en acquisitie; ik voor financiën en acquisities. Alle drie partners dragen de eindverantwoordelijk voor het geheel, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
Het bureau bestaat momenteel uit twintig mensen, waarvan een deel stedenbouwkundige is en een deel architect. In de directie is het van belang dat die beide disciplines vertegenwoordigd zijn. Op die manier is de kennis en kunde, die bij de specifieke disciplines horen in het bureau, geborgd.

Voor Studio Vinke was de naam van het bureau Bentvelsen Fleer Architecten, opgericht in 1997 door Kees Bentvelsen en Marcel Fleer, later BFAS+. Is de naamsverandering een besluit van alle partners geweest en ging er veel discussie aan vooraf?
Het gaat alle drie de partners om de continuïteit van het bureau, om te zorgen dat we klaar zijn voor de toekomst. Vandaar dat we een traject met Triple ThreaT zijn gestart om te onderzoeken waar we als bureau voor staan. Een interessante en heel belangrijke zoektocht, die ertoe heeft geleid dat we onze kernwaarden: sociaal, duurzaam en creatief hebben geformuleerd. Hier hoorde ook een nieuwe naam bij. Het gebouw waar we zitten heet het Vinke gebouw en heeft een prachtig en inspirerend uitzicht over het IJ. Zo zijn we op Studio Vinke uitgekomen. Een nieuwe naam, die ook haar wortels heeft in het verleden van het bureau.

Het gaat naast financiële zaken ook over het oog hebben voor privé zaken en een goede balans tussen werk en privé.

Er zijn verschillende manieren om toe te treden als partner in een bureau. Zo kun je denken aan inkoop. Dan moeten de aandelen gewaardeerd worden. Je kunt ook denken aan ingroei, waarin je in een aantal jaar groeit naar het volwaardig deelnemen in de winst. Een andere variant is het nemen van een achtergestelde lening bij het bureau. Voor welke manier hebben jullie gekozen en waarom?
We hebben voor de inkoop van aandelen gekozen vanwege de duidelijkheid en gelijkwaardigheid die dit met zich meebrengt. Het is ook goed te beseffen dat er een verschil in positie is tussen als partner instappen en als die van oprichter van een bureau. Partner worden doe je in een al opgebouwde organisatie met bestaande regels en structuren; met zoals bij ons onder meer een maandelijks directieoverleg en het hebben van een management team. In het management team opereren we op voet van gelijkheid.Voordat Bart Haazen en Albert Sikkema als partners instapten hadden ze al jarenlange ervaring opgedaan, o.a. in het management team. We kozen dus voor een manier waarbij we gebruikmaakten van al ervaren mensen, die het bureau door en door kenden en met een enorme werkervaring.In dit overnametraject werden we bijgestaan door een extern adviesbureau. Toen ik meer dan 15 jaar geleden partner werd, was het overzichtelijker dan de recente wisseling van de directie. Met twee uittredende en twee nieuwe partners was het een complex proces met meerdere veranderingen in de organisatie. Ook hebben we ons in dit veranderproces door extern adviesbureau Triple ThreaT laten begeleiden op het gebied van PR en communicatie. Zij hebben ons geholpen bij het verdere ontwikkelen van onze bureau filosofie en visie, de naamsverandering en de nieuwe website.

Als je aandeelhouder wordt van een B.V. kun je als persoon aandeelhouder worden, maar je kunt ook kiezen voor het zelf oprichten van een B.V. die aandeelhouder wordt. Hetzelfde geldt voor partner worden in een V.O.F. of maatschap, dat kun je als persoon doen of met een eigen B.V. Voor welke rechtsvorm hebben jullie gekozen en waarom?
We hebben ervoor gekozen dat de partners met hun eigen B.V. aandeelhouder worden van de B.V. vanuit het motto gelijke monniken, gelijke kappen. Deze vorm is helder en past bij de omvang en overzichtelijkheid van het bureau. Ik kan me bij grotere en complexere organisaties voorstellen dat je voor een andere rechtsvorm kiest, zoals een maatschap.

Hoe verklein je de risico’s bij het toetreden als partner? Werken jullie bijvoorbeeld met Due Dilligence, een onderzoek naar de jaarrekeningen en naar de risico’s, zoals schulden en verplichtingen?
Je moet als partner kennis hebben over de waardebepalingen, de cijfers, de prognoses, etc. In het management team deden Bart Haazen en Albert Sikkema al kennis op van de maand-, kwartaal-, jaarcijfers en jaarrekeningen en hebben dus al jaren volledig inzicht in de financiële situatie. Ook hebben zij deelgenomen aan de BNA training Partner worden.
Ik heb zelf bij de BNA de destijds gegeven cursus Hoera, ik word partner gevolgd. Het was, net zoals nu, een tijd van grote onzekerheid en crises, ook financieel. Van alle deelnemers bleek ik na een tijdje de enige te zijn die partner was geworden en dat ook nog steeds was. Dat geeft aan dat succes ook afhankelijk is van doorzettingsvermogen en ondernemerschap.

[…]een goed verloop van de transitie van de directie en het succesvol partner worden is gestoeld op duidelijkheid en onderling vertrouwen.

Welke overeenkomsten moet je als partner sluiten en hoe belangrijk is dat?
In ons geval waren dat onder andere een aandeelhoudersovereenkomst, een managementovereenkomst en een koop- en verkoopovereenkomst. In de statuten van ons bedrijf is dat allemaal helder vastgelegd. In de managementovereenkomst is bijvoorbeeld goed beschreven wat te doen bij ziekte en conflict. Het is belangrijk dat de verschillende rechten en plichten goed geregeld zijn, onder andere over omzet, winstdeling, besluitvorming en informatievoorziening.

Hoe is het geregeld met het auteursrecht; is die verdeeld onder partners of op naam van het bureau?
De wet regelt dat het auteursrecht op al het werk dat in loondienst is gemaakt automatisch toekomt aan het bureau als werkgever. Dat is duidelijk en vraagt niet om verdere protocollen. Wij hebben het nog niet meegemaakt dat bij een vertrek iemand voor zijn portfolio en acquisitie behoefte had om werk tijdens de periode bij ons mee te nemen. Mocht dat gebeuren dan ga ik ervan uit dat het in goed overleg opgelost wordt.

Wat verandert er als je van de rol van een werknemer naar de rol partner in het bureau gaat?
Je verantwoordelijkheden veranderen en worden groter. En waar je voorheen één onder de collega’s was ben je nu hun baas. Dat verandert ook enigszins de omgang met hen.
Wat ik nog wil meegeven is dat een goed verloop van de transitie van de directie en het succesvol partner worden is gestoeld op duidelijkheid en onderling vertrouwen. Het gaat naast financiële zaken ook over het oog hebben voor privé zaken en een goede balans tussen werk en privé.