Als architecten werken we in een conjunctuurgevoelige markt, krimp en groei kunnen daarbij horen. Het is echter belangrijk om het je niet te laten overkomen, maar scenario’s in beeld te hebben waardoor je voorbereid kan handelen. Door Martin Fredriks
Momenteel ligt de aandacht meer op krimp, maar dat kan over een paar jaar zomaar weer anders zijn. Architectenbureaus zijn vaak de kanaries in de kolenmijn. Ontwikkelingen in de vastgoedmarkt zijn te peilen aan het aantal projecten dat halverwege ‘even on hold’ worden gezet, of aan de toename van haalbaarheidsstudies die opeens relevant worden. Risico’s verminderen en kansen onderzoeken. Maar hoe ga je daar nu mee om als bureau? Hoe kun je gezond krimpen en groeien?
Als je grip wilt houden op veranderende omstandigheden is het belangrijk om eerst zelf te weten wat je wilt met je bureau voor de toekomst. Wil je wel groeien of krimpen? En in welk marktsegment? Met welke randvoorwaarden? Om goede beslissingen te kunnen nemen voor de toekomst wil je je vasthouden aan een visie voor de (midden)lange termijn zodat je kunt wegen of veranderingen die er aan zitten te komen passen binnen dit beeld. Want, wat is groei of krimp immers? Meer omzet met werk dat geen toegevoegde waarde heeft voor je portfolio? Minder werk dat voorkomt dat je moet gaan verhuizen? Groei van kennis op een relevant gebied? Minder kantoorruimte omdat veel mensen hybride kunnen werken?
Om grip te houden op wat er gebeurt bij veranderende omstandigheden is het interessant om enkele scenario’s te onderzoeken, zodat je weloverwogen beslissingen kan nemen over zaken waar je van tevoren over hebt nagedacht. Uitgangspunt daarbij is een goede prognose die je regelmatig update, en de visie over waar je naar toe wilt met je bureau over een paar jaar. Onderzoek met deze uitgangspunten een paar (extreme) scenario’s zodat je kan anticiperen op wat er kan gebeuren. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als:
• 1/3 van de omzet weg valt?
• je grootste marktsegment weg valt?
• je grootste opdrachtgever failliet gaat?
• je meest loyale senior vertrekt?
• je die fantastische grote tender opeens wint?
• je huurcontract niet verlengd wordt?
Bekijk de uitkomsten van dit soort scenario’s cijfermatig, maar ook kwalitatief. Ziet je prognose er zodanig uit dat je snel verlies gaat draaien en daarmee een liquiditeitsprobleem krijgt? Heb je op korte termijn een tekort aan gekwalificeerde medewerkers? Vallen de plannen voor je opvolging opeens in duigen? Als je scenario’s in beeld hebt kun je gaan bedenken of en hoe je daarop wilt reageren, en wat daar voor nodig is.
Eén van de uitkomsten is vaak dat men moet nadenken over de medewerkers. Als architectenbureau is dat het allergrootste deel van je kosten, maar ook van je kennis, productie en sfeer. Houd actuele gegevens bij over hoeveel en welke medewerkers een vast contract hebben, hoeveel medewerkers een tijdelijk contract hebben voor welke resterende periode en hoeveel zp’ers er momenteel met je werken. Denk daarbij in cirkels van flexibiliteit. Wat is mogelijk binnen een paar weken, of maanden, of een jaar? Welk percentage medewerkers wil je in de toekomst met een vast of tijdelijk contract hebben? Maar ook, zijn alle functieprofielen en benamingen goed met elkaar afgestemd en welke kwalificaties hebben deze personen?
Wellicht dient er een scholingsplan te komen om medewerkers in de toekomst breder inzetbaar te laten zijn, voor jou als bureau, maar ook voor hun zelf als ze naar een ander bureau toe willen. Kennis en ervaring met BIM software, ervaring met presentaties, onderzoeksvaardigheden, en kennis op het gebied van projectmanagement, duurzaamheid, circulariteit etc. kunnen mensen breder inzetbaar maken. Medewerkers hoeven ook niet altijd definitief te vertrekken. Er zijn soms verschillende alternatieven mogelijk, zoals tijdelijke collegiale in-en uitleen, werk van derden aannemen, extra tijd voor investering in scholing etc.
Mocht je deze mensen toch moeten laten vertrekken, vraag je dan af wat dit doet dit met de kennis, kunde en vaardigheden van je bureau. Welke effect heeft het op je plannen voor toekomstige acquisitie, aansturing, diversiteit, opvolging etc.? Immers, niet elke juridische en praktische volgorde van vertrek hoeft te leiden tot een gewenst en evenwichtig medewerkersbestand in de toekomst. Met het ontwikkelen van scenario’s die toekomstgericht zijn kun je wel eens tot andere keuzes komen dan snelle acties voor de kortere termijn.
Naast de hoeveelheid en inzetbaarheid van medewerkers kun je nog verschillende andere opties onderzoeken.
Als je de omzet wilt verhogen, ontwikkel dan een acquisitiestrategie voor de komende weken, het effect is immers vaak pas na maanden zichtbaar. Een beetje haast kan dus geboden zijn. Denk daarbij vooral ook aan bestaande klanten. Wellicht kun je binnen lopende projecten extra werkzaamheden verrichten, of vragen of er interessante nieuwe mogelijkheden aan zit te komen. Gewoon aanbieden dat je tijdelijk wat extra ruimte hebt is helemaal niet raar, de meeste klanten zullen dat goed begrijpen, en het kan ook nog eens voor allebei goed uitkomen. Dat kan bijvoorbeeld ook zo zijn voor collega bureaus. Vaak kan men elkaar wel helpen bij wat drukkere en rustigere tijden. Dit kan jou weer helpen om je bureau wat stabieler te houden.
Ga ook eens met een stofkam door je vaste lasten heen en bekijk kritisch of alles nog steeds nodig is. Misschien is dit het juiste moment om zelf te investeren en bijvoorbeeld lease contracten niet te verlengen en over te gaan tot aanschaf van goederen, denk daarbij bijvoorbeeld aan printers etc.
Voldoet je huisvesting nog? Als iedereen wat meer thuis kan werken, hoef je wellicht niet uit te breiden. Misschien heb je werkplekken ter beschikking voor collega’s of juist voor mensen uit andere interessante branches.
Ook hier is automatisering en digitalisering weer een belangrijk aspect. Helpt het jouw bureau en je medewerkers om te groeien of krimpen? En zo nee, wat kun je doen om dat wel behulpzaam te laten zijn?
Deze maatregelen kunnen soms geld kosten, op korte termijn, terwijl ze vaak op langere termijn pas effectief kunnen zijn. Neem dat mee in je scenario’s en afwegingen. Wil en kun je investeren?
Het ontwikkelen van scenario’s op basis van een wens naar de toekomst met variabele parameters is iets waar wij als architecten voor opgeleid zijn en ervaring in hebben. Gebruik dat talent ook om regelmatig eens naar je eigen bureau te kijken zodat je kan nadenken in rust en met je volle verstand, om in spannende tijden effectief te kunnen handelen. Dat kan heel goed met enkele belangrijke stakeholders binnen je bureau, met collega’s waar je vaker mee spart of met adviseurs die van buiten met een frisse blik goede vragen kunnen stellen.
Op de website van de BNA staan verschillende van bovenstaande thema’s dieper uitgewerkt om je behulpzaam te zijn bij een gezonde bedrijfsvoering, in goede tijden en mindere tijden.
